Capacidad de reservas: configura zonas, horarios y cupos

La capacidad de reservas no es sólo el total de sillas del restaurante. Depende de las zonas habilitadas, los horarios disponibles, el número de personas por reserva y los bloqueos operativos. Antes de abrir la agenda al público, configura esos cuatro elementos y prueba casos que sí caben, casos que no caben y cambios de estado.

Empieza por las zonas reales

Crea una zona por espacio que el equipo pueda gestionar de forma distinta: salón, terraza, barra o un área privada. No abras zonas que todavía no estén listas ni uses nombres que el cliente no entienda.

Tenndi permite definir zonas con capacidad, bloques de horario y disponibilidad en tiempo real. El cliente elige zona, fecha, hora y número de personas. El equipo ve la reserva en la vista del día o de la semana y puede moverla por estados.

Una guía para crear un plano de mesas separa áreas, nombres de mesa y capacidad mínima y máxima. Esa estructura ayuda a ordenar la revisión, aunque las funciones del proveedor no se atribuyen a Tenndi.

Convierte la capacidad en una regla comprobable

Usa una tabla interna antes de configurar el sistema. Este es un ejemplo propio para un restaurante ficticio, no una recomendación universal.

La capacidad operativa puede ser menor que el aforo físico. Si el equipo sólo puede atender una parte del espacio durante cierto turno, configura lo que realmente está disponible. No prometas combinaciones de mesas que todavía no forman parte del proceso.

La documentación sobre capacidad por mesa muestra por qué los mínimos y máximos influyen en la disponibilidad. Sirve para comprobar que una reserva no debería ocupar una mesa incompatible, pero no define la capacidad adecuada de tu restaurante.

Configura los horarios por servicio

Crea bloques que correspondan al servicio real, como almuerzo, cena o brunch. Revisa días activos, hora inicial y final, zona y cualquier periodo que deba quedar cerrado. Si el restaurante cambia horarios por temporada, actualiza el bloque antes de anunciar disponibilidad.

No uses un bloque de todo el día sólo para ahorrar configuración. Una agenda amplia puede aceptar reservas cuando cocina o servicio todavía no están disponibles. También puede ocultar el problema contrario: un bloque demasiado corto que impide reservar una hora válida.

Prueba disponibilidad con una matriz corta

Haz la prueba desde otro celular y usa datos ficticios identificados como Prueba Tenndi. Recorre estos casos:

1. Una persona en una zona que admite reservas individuales.
2. Un grupo que cabe exactamente en el máximo configurado.
3. Un grupo que supera la capacidad disponible.
4. Una hora fuera del bloque activo.
5. Una fecha bloqueada de forma intencional.
6. Dos reservas que compiten por el mismo cupo.

Registra qué muestra el cliente y qué recibe el equipo. Una prueba correcta no termina cuando aparece el formulario de éxito: confirma que la reserva está en el panel, tiene zona, fecha, hora y número de personas correctos, y que el seguimiento público conserva esos datos.

La ayuda sobre administración de mesas explica el valor de combinar mesas, contar comensales y reflejar ocupación. Es una referencia para diseñar casos de prueba, no una prueba de que Tenndi combine mesas automáticamente.

Asigna responsables y estados

Define quién revisa Pendiente, quién confirma y quién marca Completada, Cancelada o No-Show. La persona responsable debe poder verificar el nombre, la hora, la zona, el número de personas y las notas sin depender de una conversación paralela.

Tenndi envía confirmación y recordatorio por correo, y el restaurante puede activar SMS. La página pública de estado muestra la evolución de la reserva. No cuentes un mensaje enviado como asistencia real ni un registro como restaurante activado.

Checklist antes de abrir reservas

• Las zonas corresponden a espacios reales y habilitados.
• Cada zona tiene una capacidad operativa revisada.
• Los bloques usan días y horas del servicio actual.
• Las fechas cerradas están bloqueadas de forma explícita.
• Los casos dentro y fuera de capacidad responden como se espera.
• El equipo sabe quién confirma, cancela y completa.
• El cliente puede consultar el estado de su reserva.
• Los datos de prueba quedan fuera de resultados comerciales.

Relaciona esta configuración con el checklist del sistema de reservas y la guía para reducir no-shows. Cuando la matriz pase, abre una ventana controlada y revisa la capacidad con datos reales del propio restaurante.